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FAQ - Perguntas frequentes > O Fundo Rotativo e as Escolas

O Fundo Rotativo e as Escolas



1. Quando surgir dúvidas sobre o programa Fundo Rotativo, onde o gestor deve buscar orientações?
Junto aos técnicos do Setor CAF/NRE nos Núcleos Regionais de Educação.
2. Como gestor deve proceder para assumir a movimentação da conta bancária?
O gestor, ao assumir a direção do estabelecimento de ensino e após assinar o Termo de Compromisso (Anexo 1) do Manual de Operacionalização do Fundo Rotativo na CAF/NRE, deverá proceder a alteração do cadastro na agência bancária, mediante declaração fornecida pela CAF/NRE, acompanhada da Resolução Secretarial de Nomeação, com cópia da publicação no Diário Oficial do Estado e os documentos pessoais (RG, CPF e comprovante de residência).
3. Como é a identificação da conta bancária do seu estabelecimento de ensino?
A conta bancária destinada à movimentação dos valores disponibilizados pelo Fundo Rotativo será identificada da seguinte forma: “SEED/NOME DO ESTABELECIMENTO DE ENSINO/FUNDO ROTATIVO”.
4. Como movimentar a conta bancária do seu estabelecimento de ensino?
A movimentação da conta bancária é realizada exclusivamente pelo diretor do estabelecimento de ensino por meio de cheque nominal, sendo a guarda e o zelo dos talões de sua inteira responsabilidade.

5. Na ausência do diretor, o vice-diretor poderá movimentar a conta bancária?
Não, a legislação do programa Fundo Rotativo prevê que somente diretor do estabelecimento é o gestor da conta bancária.
6. Em que momento o estabelecimento de ensino tem conhecimento da liberação do recurso?
A informação do crédito do valor em conta bancária é disponibilizada no Consulta Escola e no Sistema GRF, ainda o gestor deve conferir os créditos através de consultas aos extratos bancários.

7. O banco aplicou o recurso do Fundo Rotativo, como proceder?
O resultado da aplicação financeira, se houver, deverá ser recolhido ao Tesouro Geral do Estado, por meio de guia de recolhimento própria GR-PR.

8. Quais são os critérios de distribuição de recursos?
Os recursos são liberados com base no número de alunos matriculados, modalidade de ensino ofertado pela escola e valor linear.
9. Quais são as cotas são liberadas pelo programa Fundo Rotativo?
Cota Normal Consumo – para realização de despesas com material de consumo e ao todo são 10 (dez) parcelas liberadas durante o exercício, a partir do mês de fevereiro até o mês de novembro.

Cota Normal Serviço – para realização de despesas com prestação de serviços e ao todo são 4 (quatro) parcelas liberadas durante o exercício, nos meses de fevereiro, maio, agosto e outubro.

Cota Extra – para o atendimento das solicitações via protocolo, com destinação exclusiva para aquisição de material permanente/equipamentos e serviços, cujas despesas não possam ser efetivadas por meio das cotas normais; e para a contratação de empresa para a execução de Obras e Serviços de Engenharia, ambas até o limite de dispensa de licitação.

Cota Especial – São recursos distribuídos com objetivo de atender programas e projetos desenvolvidos pela SEED, com valores definidos e destinação específica, segundo os critérios do programa ou projeto.

10. Onde obter informações sobre a Cota Extra – Reparos Descentralizados?
A Metodologia Orientativa sobre a Gestão Descentralizada para Execução de Obras e Serviços de Engenharia nos Estabelecimentos da Rede Pública Estadual de Ensino pode ser consultada no Manual de Reparos Descentralizados.

11. Quais despesas realizar com a Cota Normal Consumo?
Os recursos deverão ser utilizados exclusivamente para a aquisição de itens de consumo necessários à manutenção e ao desenvolvimento de atividades escolares:
  • Gás de cozinha, lâmpadas e luminárias, materiais de construção, elétrico, hidráulico, materiais de expediente, de laboratório, material didático, material esportivo, produtos de higiene, materiais de limpeza, utensílios de copa e cozinha, vidros, carimbos, recargas, chaves, e demais itens constantes no Sistema GRF.

 


12. Quais despesas realizar com a Cota Normal de Serviço?
Os recursos devem ser utilizados exclusivamente para a contratação de serviços necessários à manutenção e pequenos reparos, garantindo o funcionamento e conservação da infraestrutura física:
  • Reparos em conjuntos escolares, em equipamentos de cozinha, de informática, de laboratório, em mobiliários, fotocópias, pequenos reparos na infraestrutura do prédio e demais itens constantes no Sistema GRF;

13. Quais despesas não são permitidas?
As despesas que não são permitidas pelo programa Fundo Rotativo podem ser consultadas no Manual de Operacionalização do Fundo Rotativo. Para verificação de classificação das despesas em suas respectivas cotas – rubricas orçamentárias consultar ao Sistema GRF e Manual Técnico de Orçamento do Estado atual.

14. Como solicitar a Cota Extra para aquisição de Material de Consumo, Permanente/Equipamento e Serviços?
Para a solicitação, o gestor deverá protocolar no Setor CAF/NRE os seguintes documentos:
  • Ofício de encaminhamento dirigido ao(a) Senhor(a) Secretário(a) de Estado da Educação;
  • No mínimo 03 (três) orçamentos originais, emitidos em papel timbrado da empresa, contendo o carimbo e o CNPJ da empresa, data, nome, função e assinatura do responsável, os quantitativos e a discriminação dos itens orçados;
  • Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral no Site da Receita Federal do Brasil;
  • Certidões Negativas de Débitos das empresas nas esferas Municipal, Estadual e Federal;
  • Fotografias, quando possível, demonstrando a situação demandada;
  • Parecer do Setor CAF/NRE e Chefia do Núcleo Regional de Educação.
Importante:
As despesas solicitadas na Cota Extra podem ser realizadas somente após a aprovação da mesma pelos departamentos competentes, liberação e crédito do recurso na conta bancária da escola.
As aquisições de bens permanentes/equipamentos deverão ser obrigatoriamente patrimoniados, conforme as orientações contidas no Manual de Operacionalização do Fundo Rotativo.

15. Como patrimoniar um bem permanente adquirido com a Cota Extra?
Após a aquisição de bens permanentes e equipamentos através da Cota Extra, o gestor deverá realizar o lançamento no Sistema GRF, emitir o Relatório de Bens a Patrimoniar e encaminhá-lo ao Setor de Patrimônio da CAF/NRE com cópia da Nota Fiscal para que os procedimentos de registro de patrimônio sejam realizados.

De posse do número do patrimônio, o gestor deverá registrá-lo no Sistema GRF que gerará o Relatório de Bens Patrimoniados, o qual será impresso em 02 (duas) vias. Uma via será incorporada à Prestação de Contas Documental e a outra via ficará arquivada no Estabelecimento de Ensino para controle e acompanhamento da comunidade escolar.

16. Como solicitar a Cota Extra para Reparos/Obras e Serviços de Engenharia?
Para a solicitação de Cota Extra para Reparos/Obras e Serviços de Engenharia o gestor deverá:
  • Apresentar na CAF/NRE no mínimo 03 (três) orçamentos originais, o comprovante de Inscrição e Situação Cadastral no Site da Receita Federal do Brasil e as Certidões Negativas de Débitos das empresas nas esferas Municipal, Estadual e Federal para verificação de regularidade a fim de evitar problemas futuros;
  • Seguir as orientações do Sistema Obras Online.

Importante:
Após o término dos serviços executados em atendimento às Cotas Extras de Serviços, Reparos/Obras e Serviços de Engenharia o Gestor deverá apresentar o Termo Provisório de Recebimento de Serviços de Reparos/Obras (Anexo 5) do Manual de Operacionalização do Fundo Rotativo.



 


17. Quais são os valores limites de solicitações de Cota Extra?
De acordo com a legislação vigente, as solicitações deverão obedecer aos seguintes valores:
  • Aquisição de material de consumo/serviço: até R$ 8.000,00 (oito mil reais);
  • Aquisição de material permanente/equipamento: até R$ 8.000,00 (oito mil reais);
  • Obras e Serviços de Engenharia: até R$ 15.000,00 (quinze mil reais).
18. A solicitação para uma Cota Extra não foi autorizada e o estabelecimento de ensino realizou a despesa planejada com outras cotas. Qual a consequência desta ação?
Classifica-se como uma despesa impugnada e os valores executados com as cotas normais devem ser recolhidos ao Tesouro Geral do Estado por meio guia de recolhimento própria GR-PR.

19. O recebimento do valor da Cota Extra poderá ser utilizado em outra finalidade diferente do objeto solicitado?
O valor liberado não pode ser utilizado para outra finalidade.
20. Como definir as prioridades e fazer o planejamento para executar as despesas?
A cada cota liberada, o gestor e a comunidade escolar deve realizar o levantamento das necessidades prioritárias do estabelecimento de ensino e diante das decisões tomadas, com registro em Ata, deverão planejar suas aquisições e serviços, buscando sempre a compatibilidade entre suas necessidades e os recursos disponíveis, para posterior aprovação e registro do Plano de Aplicação no Sistema GRF.


21. Para realizar os orçamentos, quais informações o estabelecimento de ensino deve obter das empresas a serem pesquisadas?
O gestor deverá, obrigatoriamente, verificar a situação cadastral das empresas a serem orçadas, antes da solicitação formal das Pesquisas de Preços.

22. Para orçamentos com itens de consumo, o que devo consultar?
  • Certidões Negativas de Débitos das empresas nas esferas Municipal, Estadual e Federal;
  • Consultar na Receita Estadual a descrição da atividade para verificar se a empresa pode comercializar o material em pauta;
  • Para as empresas que fornecem recargas de extintores, além dos documentos obrigatórios de situação cadastral, devem ter obrigatoriamente autorização do INMETRO e Alvará de Funcionamento;
  • Para as empresas que fornecem cargas de gás de cozinha – GLP, além dos documentos obrigatórios de situação cadastral, devem ter obrigatoriamente a autorização da ANP e Alvará de Funcionamento.
23. Para orçamentos de Prestação de Serviços, o que devo consultar?
  • Certidões Negativas de Débitos das empresas nas esferas Municipal, Estadual e Federal;
  • Consultar na Receita Federal a descrição da atividade para verificar se a empresa pode prestar o serviço em pauta;
  • Para as empresas que prestam serviços de desinfecção de caixa d’água, desratização, dedetização e congêneres, além dos documentos obrigatórios de situação cadastral, devem ter obrigatoriamente o Alvará Sanitário;
  • Para as empresas que prestam serviço de inspeção em ensaio hidrostático de extintores e mangueiras de incêndio, além dos documentos obrigatórios de situação cadastral, devem ter obrigatoriamente autorização do INMETRO e Alvará de Funcionamento;
  • Cota Extra: Para empresas que prestam serviços de transporte de pessoas, além dos documentos obrigatórios de situação cadastral, devem ter obrigatoriamente a Inscrição Intermunicipal e Interestadual e a Autorização da ANTT;
24. Como realizar as pesquisas de preços?
Após levantamento das necessidades, o item da despesa deverá ser consultado no Sistema GRF para ter certeza de sua classificação e permissão para executar dentro da cota disponível.

A escola deve realizar ampla pesquisa de preço junto aos comerciantes e prestadores de serviços que atuam nos ramos dos produtos a serem adquiridos e contratados, preferencialmente com empresas do município e região, com vistas a dinamizar e fortalecer a economia local e regional. Em cumprimento a legislação, o(a) gestor(a) deverá realizar no mínimo, 03 (três) pesquisas de preços em empresas legalmente habilitadas.
25. Após realizar as pesquisas de preços, como proceder?
Todas as pesquisas de preços realizadas deverão ser lançadas no Sistema GRF para apuração dos valores ofertados, assim a Consolidação da Pesquisa de Preços é emitida automaticamente, indicando os menores preços obtidos para cada item e serviço cotado e a definição dos fornecedores e ou prestadores, onde poderão ser efetivadas as compras e os serviços.

Antes da efetivação da compra e contratação do serviço, a pesquisa de preço deve ser obrigatoriamente apurada no Sistema GRF, pois esse procedimento, além de evitar qualquer tipo de favorecimento, possibilita a escolha da proposta mais vantajosa para o erário público, isto é, aquela que oferece produtos e serviços de melhor qualidade pelo menor preço.

26. Quais os comprovantes de despesas exigidos legalmente?
As despesas devem ser comprovadas por documentos fiscais originais para fornecimento de material ou prestação de serviços:
  • Nota Fiscal de Venda ao Consumidor e Cupom Fiscal (contendo a Razão Social e CNPJ do destinatário): permitida sua utilização até a data de 31 de dezembro de 2016 – Resolução nº 145/2015;
  • NFC-e: Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica – Modelo 65;
  • NF-e: Nota Fiscal Eletrônica – Modelo 55;
  • Nota Fiscal Avulsa Eletrônica: exclusiva para o MEI;
  • NFS-e: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica;
  • Nota Fiscal de Prestação de Serviços;
  • Nota Fiscal do Produtor: exclusiva para o Produtor Rural.

 

 

27. Quais os cuidados com a emissão da nota fiscal?
  • Os comprovantes de despesas devem ser emitidos em nome da SEED, nome do estabelecimento de ensino, Fundo Rotativo, endereço do estabelecimento de ensino, CNPJ da SEED nº 76.416.965/0001-21, Inscrição Estadual – isenta;
  • As despesas devem ser devidamente detalhadas com itens, quantidades e valores (unitário e total);
  • Não será aceito nenhum tipo de rasura nos documentos, pois a rasura invalida o documento fiscal e, na ocasião, o gestor estará sujeito à restituição total do valor da nota;
  • Quando se tratar de prestação de serviços com reparos ou reformas, no corpo da nota deverá constar o local/ambiente, com as respectivas especificações, metragens, custos unitários e totais;
  • Verificar se a data da AIDF (Autorização para Impressão de Documento Fiscal) se encontra em plena validade;
  • Consultar a situação atual da Nota Fiscal Eletrônica, pois na ocasião de nota fiscal em situação cancelada ou não autorizada, registrar denúncia junto à Receita Estadual e anexar o protocolado à prestação de contas documental;
  • Observar o correto preenchimento dos documentos, de acordo com a legislação fiscal e orientações desta Secretaria, antes da realização do pagamento.
28. Como realizar os pagamentos?
As despesas devem ser obrigatoriamente realizadas após o recebimento do recurso, respeitando a classificação das rubricas orçamentarias, devendo ser pagas a vista, mediante cheque nominativo e emissão de nota fiscal específica para a despesa.

Antes de realizar o pagamento, observar o preenchimento das notas fiscais e guias de retenção para as despesas de prestação de serviços de acordo com a legislação fiscal e orientações desta Secretaria, pois a conferência dos dados tem por finalidade verificar o correto preenchimento de todos os campos, na ocasião da nota apresentar irregularidades, o gestor deverá solicitar o cancelamento da nota fiscal e a emissão de novo documento com os dados corretos antes de efetivar o pagamento, uma vez que posteriormente constatado divergências, estará sujeito à restituição total do valor da nota.

29. Quais impostos precisam ser recolhidos?
A contratação de prestação de serviços poderá gerar ao tomador (escola) a obrigatoriedade da retenção e recolhimento de impostos, tais como:

Imposto Sobre Serviço (ISS) – Por se tratar de Legislação Municipal, cabe a cada Prefeitura a definição dos percentuais a serem recolhidos, bem como dos procedimentos a serem adotados. O recolhimento deverá ser efetuado em nome da empresa contratada e para maiores informações a Prefeitura deverá ser consultada.

Contribuição da Previdência Social (INSS) - Havendo a necessidade de retenção, o valor deverá ser recolhido em nome da empresa contratada, em Guia Própria GPS, código n.º 2640. Havendo dúvidas, consultem a agência local da Receita Federal sobre os procedimentos de preenchimento e recolhimento.

Cofins/CSLL/PIS-Pasep – Havendo a necessidade de retenção e recolhimento, o valor deverá ser recolhido em nome da Seed-PR, em Guia Própria DARF, código n.º 4085.

Imposto de Renda (IR) – Havendo a necessidade de retenção e recolhimento, o valor deverá ser recolhido em nome da Seed-PR, em Guia Própria GR-PR, código n.º 5029.

30. Qual o procedimento para a realização da declaração de recebimento das mercadorias ou serviços realizados?
Os comprovantes de despesas deverão ser atestados por 02 (dois) servidores do estabelecimento de ensino, sendo que 01 (um) deles deverá ser da área responsável pela solicitação do material e serviço prestado, como, por exemplo, professor, secretária ou agente educacional I e II, exceto o gestor do recurso e outro atesto pelo representante que acompanhar, na ocasião, o recebimento.

No atesto deverá conter que o material foi recebido em perfeitas condições e qualidade ou que o serviço foi prestado com qualidade e eficiência. Esta declaração poderá ser realizada por meio de um carimbo, contendo a data do recebimento, identificação, função e assinatura dos dois funcionários responsáveis e em local da nota fiscal que não prejudique a visualização dos dados.
31. O que é Sistema GRF?
O Sistema GRF – Sistema Gestão de Recursos Financeiros é um instrumento de planejamento, transparência, prestação de contas e avaliação em relação à execução dos recursos financeiros descentralizados, destinados aos estabelecimentos de ensino da Rede Pública do Paraná.

32. Como habilitar um usuário no Sistema GRF?
O gestor deverá enviar via email à CAF/NRE uma solicitação para habilitação informando os dados dos usuários a serem habilitados: CPF; nome completo; estabelecimento de ensino e município.

33. Como alterar a senha no Sistema GRF?
A senha para acesso do Sistema GRF pode ser alterada a qualquer momento pelo usuário, para isto o mesmo deverá clicar em “Mudar a Senha” na tela inicial do sistema.

34. Como fazer quando o usuário esqueceu a senha do Sistema GRF?
O interessado deverá acessar o Sistema GRF e clicar em “Esqueci a senha”, o sistema emitirá uma nova sequência de caracteres que será enviado diretamente ao e-mail cadastrado do usuário.




35. O que fazer quando o usuário tem a senha do Sistema GRF bloqueada?
Neste caso o usuário deverá contatar a Central de Atendimento da Celepar: (41) 3200-5007.

36. Quais as funções do Sistema GRF?
O acesso é individual ao gestor e ao servidor por ele designado como administrador.

É por meio do Sistema GRF que os estabelecimentos de ensino têm acesso a sua prestação de contas online e diversas outras funções que auxiliam na gestão dos recursos, como por exemplo: consultas a fornecedores; itens de despesas; elaboração do Plano de Aplicação; inclusão de notas fiscais; inclusão de pagamento de impostos; Consolidação das Pesquisas de Preços; conciliação bancária; Demonstrativos de Despesas; Relatório de Origem e Aplicação; emissão de relatórios; entre outras.

37. O que fazer quando um item de despesa não consta no Sistema GRF?
Antes de realizar qualquer despesa, o gestor deve consultar os itens disponíveis no Sistema GRF. Caso não encontre o item desejado, deverá contatar a CAF/NRE para verificar a possibilidade de inclusão, respeitando a classificação das rubricas orçamentárias e cotas correspondentes.
38. Como fazer a Prestação de Contas dos recursos recebidos?
Para a prestação de contas on-line basta acessar o Sistema GRF e mantê-lo atualizado nos registros e lançamentos, pois ao final das parciais o responsável deverá imprimir os relatórios e reunir todos os comprovantes da execução das despesas que serão utilizados para montar o protocolado da prestação de contas documental.

Ressaltamos que os orçamentos originais e cópia fiel da prestação de contas documental devem ser mantidos arquivados, em pasta própria, no estabelecimento de ensino, os quais poderão ser solicitados a qualquer momento pelo Tribunal de Contas do Estado do Paraná (TCE), pela Coordenadoria de Apoio Financeiro à Rede Escolar CAF/SEED, pelo Núcleo Regional de Educação CAF/NRE e pela Associação de Pais, Mestres e Funcionários (APMF).

39. Como divulgar os recursos recebidos e executados?
Com a finalidade de dar transparência à gestão dos recursos públicos, o gestor deve divulgar todas as ações inerentes ao planejamento e execução desses recursos.

Meios de divulgação:
  • Mural da escola
  • Reuniões com a comunidade escolar
  • Incentivar a consulta online
  • Site da escola
  • Emails
  • Aulas de informática

 


40. Quais os prazos para a utilização dos recursos liberados?
Até 30 de junho – para realização das despesas referentes ao 1.º semestre, sem recolhimento de saldo. O saldo existente será incorporado automaticamente ao 2.º semestre.

Até 20 de dezembro – prazo final para utilização dos recursos, não sendo permitida a realização de despesas, após esta data.

Até 28 de dezembro – o eventual saldo existente em conta, após 20 de dezembro, deverá ser recolhido ao Tesouro Geral do Estado, por meio de guia de recolhimento própria GR-PR.

Importante:
Quando destinados aos estabelecimentos de ensino, recursos financeiros acima do limite de dispensa ou inexigibilidade de licitação, para execução de Reparos/Obras e Serviços de Engenharia, o prazo para utilização dos recursos deverá obedecer ao Cronograma Físico-Financeiro, podendo o saldo existente ser reprogramado para o exercício seguinte.
Quando destinados aos estabelecimentos de ensino Agrícola e Florestal recursos financeiros acima do limite de dispensa ou inexigibilidade de licitação, o prazo para utilização dos recursos deverá obedecer às condições estabelecidas em Contrato, podendo o saldo existente ser reprogramado para o exercício seguinte – Decreto Estadual nº 2838/2015.

41. Quais os prazos para entregar a Prestação de Contas Online?
1.º Semestre – A prestação de contas online referente ao período de janeiro a junho poderá ser registrada no Sistema GRF até o dia 31 de julho do ano do exercício.
2.º Semestre – A prestação de contas online referente ao período de julho a dezembro poderá ser registrada no Sistema GRF até o dia 31 de janeiro do ano subsequente.

Importante:
Expirados os prazos, o Sistema GRF estará bloqueado para registros, ficando a prestação de contas online disponível para análise da CAF/NRE.


42. Quais os prazos para entregar a Prestação de Contas Documental?
1º Semestre: A prestação de contas documental referente ao período de janeiro a junho deverá ser protocolada no NRE até o dia 31 de julho do ano do exercício.

2º Semestre: A prestação de contas documental referente ao período de julho a dezembro deverá ser protocolada no NRE até o dia 31 de janeiro do ano subsequente.

Importante:
O gestor deverá aguardar o fluxo dos processos de análise da CAF/NRE para reestabelecer os registros no Sistema GRF se necessário.
43. Quais são as consequências pelo não cumprimento de prazo de entrega e regularização da prestação de contas, entre outras situações de inadimplências?
  • Pagamento de multa por atraso:
(valor total recebido na parcial x 1%) ÷ 30 X n.º de dias de atraso


  • Bloqueio de recursos;
  • Verificação inloco por técnicos da CAF/NRE/Seed-PR;
  • Instauração de Sindicância/Processo Administrativo Disciplinar;
  • Entre outras penalidades previstas em Lei.
44. Como acessar a GR-PR?
Para emissão online da guia de recolhimento, acessar o site da Secretaria da Fazenda, no menu ao lado esquerdo da tela clicar em “serviços – guias – GR-PR”.